旅行の予定、こんな管理をしていませんか
出張や留学の下見でフィリピンに行くとき、私はいつも同じ悩みを抱えていました。
「このアポイントとあのアポイントの間、移動時間って足りるんだっけ？」 「宿泊先のチェックインは何時だったかな」 「このフライト、結局何時に着くんだった？」
紙のメモやスプレッドシートで管理していると、こういう情報がバラバラになってしまい、結局は頭の中で組み立て直す羽目になります。特に複数の学校訪問やアポイントが1日に詰まっている出張では、この「予定と予定の間の移動時間」を見落として、後で慌てることが何度もありました。
そこで、自分自身が使いたくて作ったのが、今回ご紹介する「旅程スケジューラー」です。
どんなツールか
ひとことで言うと、カレンダーに付箋を貼るような感覚で、旅行や出張の予定を組み立てられるツールです。
- 日付と時間のカレンダー上に、アポイントのカードをドラッグ＆ドロップで自由に配置
- カードの下端を引っ張るだけで、開始・終了時間を調整
- 予定ごとに担当者名を記入可能
- 進み具合に応じてカードの色を切り替え（黒＝素案、青＝調整中、赤＝確定）
- フライト番号を入力すると、搭乗・到着時刻を自動で反映
- 宿泊先は日付をまたいだ帯状のバーとして表示され、チェックイン・チェックアウトの時刻も別々に管理
- 場所の位置情報を入れておくと、次の予定までの移動時間を自動でざっくり計算
- 作った予定はブラウザに自動保存され、PDFとして書き出すことも可能
出張のスケジュールはもちろん、ご家族での旅行や、留学中の現地スケジュール管理にもそのまま使える作りにしています。
実際の使い方
- まず旅行のタイトルと開始日、日数を入力します
- 「＋ アポイント」から訪問先や打ち合わせの予定を追加します。時間はドラッグで後から調整できるので、大まかに置いてから細かく詰めていくのがおすすめです
- フライトがある日は「＋ フライト」から便名を入力すると、出発・到着時刻が自動で入ります
- ホテルなど宿泊先は「＋ 宿泊」からチェックイン・チェックアウトの日時を登録すると、カレンダーの上部に帯として表示されます
- 予定が固まってきたらカードの色を「調整中（青）」や「確定（赤）」に変えて、今どの段階かをひと目でわかるようにします
- 最後に「PDFで出力」ボタンを押せば、そのままスマホに保存したり、同行者に共有したりできます
こんな場面で役に立ちます
フィリピン留学の下見や学校訪問で、1日に複数のアポイントが入っている出張の予定組み
ご家族での海外旅行で、フライト・宿泊・観光の予定をひとつの画面でまとめたいとき
留学中の現地スケジュール（学校の予定、ホームステイ先の出入り、外出予定）を整理したいとき
予定の色分けは、旅行の準備段階でとくに便利です。最初はざっくり「黒（素案）」で仮置きしておき、相手先とやり取りしながら「青（調整中）」に、日程が固まったら「赤（確定）」に変えていく、という使い方を想定しています。
おわりに
もともとは自分の出張準備を楽にするために作ったツールですが、旅行の予定を組み立てるときの悩みは誰でも似たようなものではないかと思い、公開することにしました。ぜひ次の旅行や出張の予定組みに使ってみてください。
使ってみてのご感想やご要望があれば、ぜひLINE公式アカウントからお気軽にお寄せください。
